Pilvipalvelut auttavat ja helpottavat yritysten toimintaa monin eri tavoin. Esittelemme tässä artikkelissa muutaman tavan, joilla yrityksissä on mahdollista hyödyntää erilaisia pilvipalveluita. Jos toimit yrityksessä, jonka pilvipalveluiden käytössä olisi parantamisen varaa, tai jos yrityksessäsi ollaan vasta ottamassa pilvipalveluita käyttöön, kannattaa lukea artikkelimme tarjoamat vinkit pilvipalveluiden mahdollisimman tehokkaaseen hyödyntämiseen.

Ajankäytön tehostaminen

Pilvipalvelut ovat oivallinen apuväline, kun tavoitteena on tehostaa yrityksen ajanhallintaa. Tämä johtuu siitä, että palveluiden tarjoamat useat työkalut ovat omiaan tehostamaan ajankäyttöä. Pilvestä löytyy esimerkiksi sähköisiä kalentereita, jotka helpottavat ajanvaraamista. Niiden avulla esimerkiksi tapaamisaikojen varaaminen on helppoa ja nopeaa. Näin vältytään päällekkäisiltä ajanvarauksilta sekä turhalta säheltämiseltä.

Pilvestä löytyy myös erilaisia tilatietoja, joiden avulla nähdään helposti ne ajankohdat, jolloin työntekijä on vapaa ja käytettävissä tai milloin hän on varattu. Tiedoista näkyvät esimerkiksi työntekijät Skype-neuvottelut sekä lomat. Aikataulujen sovittaminen on erityisen helppoa ja nopeaa, kun järjestelmän kautta on mahdollista nähdä vaikkapa palaverin osanottajien kalenterit yhtaikaa. Näin kaikille sopivan tapaamisajan sopiminen tehostuu huomattavasti. Pilvestä löytyvä aikatauluavustaja on myös näppärä apulainen silloin, kun pilvessä hyödynnetään sähköisen kalenterin ominaisuuksia. Tiesitkö muuten, että sähköisen kalenterin kautta on mahdollista tehdä myös tila-, auto. sekä laitevarauksia?

Viestinnän helpottuminen

Pilven avulla yrityksen viestintä helpottuu. Pilvestä löytyy sekä videopuhelutyökaluja että pikaviestintään tarkoitettuja työkaluja. Näitä voidaan käyttää tiimin sisällä sekä henkilökohtaisessa viestinnässä. Näin viestinnästä tulee nopeaa ja työntekijät voivat pitää näppärästi yhteyttä sekä toisiinsa että yrityksen asiakkaisiin.

Videoneuvottelut

Pilven avulla on mahdollista järjestää erilaisia videoneuvotteluita. Esimerkiksi kokoukset voidaan pitää vaikkapa Skypen välityksellä. Etäyhteyksien ansiosta osallistujien fyysisellä sijainnilla ei ole väliä, mikä helpottaa aikojen sopimista ja vähentää matkustamisen pakkoa. Näin työnteosta on tullut entistä joustavampaa ja mutkattomampaa.

Kyselytyökalut

Pilvestä löytyvät kyselytyökalut ovat näppäriä esimerkiksi asiakaskyselyjen järjestämisessä. Niiden avulla voidaan myös suorittaa palautteen kerääminen. Erityisen näppärää on se, että työkalut näyttävät kyselyjen tulokset visuaalisina tuotoksina, jotka voidaan viedä myös vaikkapa taulukkolaskentaohjelmaan. Taulukkolaskentaohjelmasta onkin hyötyä, jos kyselyn tuloksia halutaan analysoida tarkemmin.

Tiimityökalut

Pilven tiimityökalut tarjoavat näppärän mahdollisuuden erilaisten dokumenttien muokkaamiseen tiiminä. Niiden avulla dokumenteista voidaan keskustella tiimin yhteisellä keskustelualustalla, minkä lisäksi työkalu tarjoaa tallennustilaa sekä kalenterin tiimin käyttöön. Tämän ansiosta dokumenttiin liittyvää tietoa ei ole tallennettu työntekijän omalle laitteelle taikka omaan tallennustilaan, vaan se on kaikkien käytettävissä ja muokattavissa näppärästi suoraan pilvessä. Näin dokumenttien erilaisia versioita voidaan hallita eivätkä tärkeät tiedot pääse katoamaan, vaikka dokumentteja muokattaisiinkin tiimin toimesta.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan erilaiset pilvipalvelut ovat erittäin tarpeellisia moderneissa yrityksissä ja niistä on hyötyä monin tavoin niin pienissä kuin suurissakin yrityksissä. Ne voivat auttaa tehostamaan ajankäyttöä, mikä on hektisessä työelämässä ehdottoman tärkeää, jotta kallisarvoinen aika riittäisi kaikkeen välttämättömään ja etenkin yrityksen ydintehtävään. Lisäksi ne voivat auttaa helpottamaan viestintää niin yrityksen sisällä kuin yrityksen ja sen sidosryhmien välilläkin. Pilven avulla on mahdollista järjestää esimerkiksi videoneuvotteluita ja se tarjoaa tiimin käyttöön monikäyttöisiä kyselytyökaluja sekä tiimityökaluja, jotka helpottavat tiimityöskentelyä. Pilven avulla tietojen tallettaminen ja jakaminen on ennennäkemättömän helppoa, nopeaa, näppärää ja turvallista!

Pilvipalveluiden avulla työskentelystä on tullut entistäkin enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta, mikä on helpottanut työskentelyä esimerkiksi vähentämällä pakollista matkustamista ja tekemällä työajoista entistä joustavampia. Kaikkien näiden upeiden ominaisuuksiensa ansiosta ei olekaan mikään ihme, että pilvipalvelut ovat niin kovin suosittuja sekä yksityiskodeissa että yrityksissäkin ja että niitä voidaan pitää tämän hetken IT-alan suoranaisena trendinä!